Поясню свою позицию по ситуации, когда возникает отрицательная разница между начисленным налогом и удержанным ранее.
Немного теории. Налог «к удержанию» на дату выдачи дохода определяется как Налог «исчисленный с начала года» минус Налог «удержанный ранее».
Цитата: Исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со статьей 223 настоящего Кодекса, нарастающим итогом с начала налогового периода применительно ко всем доходам, в отношении которых применяется налоговая ставка, установленная пунктом 1 или 3.1 статьи 224 настоящего Кодекса, начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.
На сегодняшний день дата фактического получения дохода в виде зарплаты – последний день каждого отработанного месяца. Выплата – позднее. В связи с тем, что в НК приняты поправки, которые будут действовать с 2023 года, предполагаю, что эти два показателя – налога начисленный и налог к удержанию будут сближены по датам.
Но пока рассуждаю так. Было бы логично, если бы в расчете участвовали два сопоставимых показателя, к примеру: «Налог начисленный по операции» был бы равен «Налог начисленный с НГ» минус «Налог начисленный ранее». Но по НК действует другой механизм – «Налог начисленный с НГ» минус «Налог удержанный ранее».
При проверке начисления ЗП параллельно с 1С я пользуюсь своим расчетным файлом - калькулятором, в котором формулами прописан алгоритм вычислений. Для выравнивания двух показателей (Налог исчисленный на дату начисления и налог удержанный на дату удержания) я применяю промежуточный показатель – Налог начисленный к удержанию на дату удержания.
По тем исходным данным, которые заданы автором вопроса, получается такая картина – в прикрепленной файле – скриншот из таблицы.
На отчетную дату – 30 июня – возникло отрицательное сальдо 140 руб.
Является ли эта сумма излишне удержанным налогом, подлежащим отражению по строке 180 6-НДФЛ? Так как никаких нормативных документов по этому поводу не существует, как и не существует контрольных соотношений по этой строке, то я руководствуюсь такой логикой.
Исполнение обязательств налогового агента перед работником может быть реализовано двумя равнозначными способами –
способом зачета в последующие месяцы, или
способом возврата через расчетный счет.
Способ возврата. С даты обнаружения излишнего удержания до даты фактического возврата может пройти и месяц, и три, и год. С одной даты до другой налог, предназначенный для возврата, будет меняться по мере начисления новых доходов и применения новых вычетов. Так вот чтобы он не менялся, его надо зафиксировать. Именно эта сумма излишне удержанного налога, зафиксированная к последующему возврату, и подлежит отражению по строке 180 по состоянию на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря. Для ее фиксации в моей табличке есть специальная колонка. В расчетах налога следующего месяца эта зафиксированная сумма воспринимается как уже возвращенная.
Как только эта сумма будет реально перечислена, так она перекочует из строки 180 (в отчетном квартале строка 180 обнулится и до конца года она будет нулевая) в строку 190 (в отчетном квартале появится сумма фактического возврата и до конца года она будет в ней отражена)
Способ зачета. При этом способе фиксировать сумму излишнего удержания не надо, она сама по себе автоматически переплывает в следующую операцию и в следующий месяц. Смысл отражения ее в строке 180 – теряется, она не несет в себе никакой информации.
В случае, если на окончание налогового периода (31 декабря) или на дату увольнения, или на дату ухода в длительный отпуск других операций по начислению НДФЛ не будет, и засчитывать налог будет некуда, и на отчетную дату излишняя сумма не возвращена, то она подлежит отражению по строке 180 как зафиксированная для возврата. После возврата налога в следующем году в строке 190 следующего года появится сумма возвращенного налога.
Подводя итоги:
в строке 180 отражается излишне удержанная сумма, зафиксированная для последующего возврата -
«сумма к возврату». После фактического перечисления налога работнику эта строка обнуляется.
Если планируется не возврат этой суммы, а зачет в счет последующих начислений в следующем месяце, то эта сумма классифицируется как «сумма к зачету», и отражению в строке 180 не подлежит.